为抵抗新冠肺炎的传播,全球绝大多数人开始远程办公。无论新冠疫情接下来将如何发展,物流和供应链的需求不会降低。 AsstrA集团也采用这种远程办公的方式进行日常操作。因这种工作模式有利有弊,因此需要较高的实践能力和技巧实施这种工作模式。
根据Morneau Shepell公司的研究结果,有40%的受访者因不在办公室工作而感到与工作脱节。远程办公阻碍了员工之间的接触和交流,因为在办公室工作,大家处于同一个空间中,沟通和交流要容易得多。
安排工作时间和地点是对在办公室以外地区办公的另一项考验。并非每个员工都能创建一个独立的办公环境。当工作和家庭结合在一起时,很难设置明确的界限。由于无法与同事进行交流,因此无法转换工作-家庭-工作。工作时间很容易被家庭环境分散注意力。
根据AsstrA培训与发展中心主任卡林·布金斯科的说法,白天缺乏运动是远程办公的另一个不利条件。
“从我家阳台到客厅门的距离不超过7米。从办公室到会计部门的路程需要7分钟。在这段时间里,我会去接待处接送邮件,与同事在厨房里煮咖啡的同时讨论一些时事。但在家办公不需要进行走动,” 卡林·布金斯科表示。
但远程工作还是有重要的优势的。根据Superjob研究中心的研究结果,目前,五分之一的公司(22%)已将员工进行外包。另有10%的受访者对外包远程工作感兴趣。
现代办公室经常配备开放空间,在开放空间中工作需要跟多的精力来专注于任务。环境中多余的声音,电话,对话会分散注意力并降低工作效率。在家里设置一个工作场所,可以轻松地将自己完全投入到手头的工作中。“便随”时间和情绪,这是办公室节奏所无法做到的。
此外,远程办公对适应性也有积极影响。离开办公室是完成工作任务的唯一可能地点。员工可以访问在线资源并进行集体会议和讨论。除了在远程工作中具有适应性外,还发展了其他灵活技能(英语soft skills):责任心,纪律性,创造性思维。
卡林·布金斯科表示,远程工作最主要的优势是节省上班时间。花在路途上的时间可用于自我发展,与亲人交流和增加睡眠。
远程工作是一种方便的解决方案,但需要纪律、动力和决心。为安排工作时间,可以使用Pomodoro方法,该方法是将时间分为30分钟,即“西红柿”法。每半小时内进行25分钟的工作和5分钟的休息。休息期间,该方法的作者Francesco Cirillo建议将注意力从要执行的任务上转移出去。 进行4个“西红柿”发之后,应休息10-30分钟。
个人效率专家布莱恩·特雷西建议,每天先执行较难的、令人不快的任务---吃掉“青蛙”。这类工作的完成会使自己满意并使当天都保持积极态度。工作越艰辛,喜悦感就越强烈。
“每天早晨从洗浴开始充满一天的能量。为了保持家里工作的动力,可以设定目标,写在纸上并放在眼前。服务中心部门主管奥丽嘎·康斯坦丁建议说:“视觉化的愿望会让大家想起自己正在追求的目标。”
乌克兰国家经理兼基辅分公司经理娜塔莉亚·杰姆切科补充说:
“在日常计划中,应根据“重要-不重要”和“紧急-不紧急”的原则确定任务的优先级。这将有助于避免快到截止日期“焦躁”的情况。
AsstrA集团首席执行官德米特里·拉贡建议制定详细的时间表。挑出一个主要任务,其中包括许多子任务。在一天结束时,总结已完成的任务并为第二天准备一份清单。
可以关闭浏览器中不必要的选项卡,因为打开不必要的网页会占用时间和分散注意力。定期给房间通风,白天简短的热身活动和周末的良好休息是德米特里·拉贡遵从的必要的工作节奏。
“要感觉到团队合作精神和同事的支持,以家庭办公模式执行任务,请使用现代化的即时通讯程序-zoom,webex,skype。视频通话会营造一种临场感。此外,与同事开会可以激励在工作日保持整洁,” 德米特里·拉贡总结道。